Ngày 03/3/2020, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số Điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/ 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 20/4/2020 và thay thế Thông tư số 20/2015/TT-BTP.

Qua hơn 6 năm thực hiện, Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã bộc lộ một số khó khăn, vướng mắc như:

1. Khó khăn, vướng mắc trong việc tổ chức triển khai chứng thực:

Ngoài các loại việc chứng thực được quy định trong Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các Nghị định sửa đổi, bổ sung số 07/2025/NĐ-CP, số 280/2025/NĐ-CP; Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì công dân còn yêu cầu UBND cấp xã xác nhận trong rất nhiều loại giấy tờ như: Giấy nghỉ phép; giấy đề nghị thăm, gặp phạm nhân; giấy xác nhận người nuôi dưỡng; giấy xác nhận thu nhập hàng tháng dưới 1.000.000 đồng…; UBND xã thực hiện theo trình tự chứng thực chữ ký thì nhiều cơ quan không tiếp nhận mà yêu cầu UBND xã xác thực về mặt nội dung. Tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực  vẫn chưa được giải quyết triệt để nên số lượng việc chứng thực bản sao cao; gây lãng phí nguồn lực xã hội.

2. Bất cập trong quy định của Thông tư số 01/2020/TT-BTP

Quy  định tại Điều 7 Thông tư về giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật

Có 4 nhóm việc chứng thực là: Chứng thực bản sao từ bản chính; Chứng thực chữ ký; Chứng thực chữ ký người dịch; Chứng thực giao dịch.

Nhưng trong Điều 7 mới chỉ quy định giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định đối với chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký mà không quy định đối với việc xử lý với những trường hợp chứng thực chữ ký người dịch; chứng thực giao dịch không đúng quy định pháp luật (trừ những trường hợp giao dịch dân sự vô hiệu đã được Bộ luật Dân sự điều chỉnh riêng).

Quy định về lưu trữ giấy tờ, văn bản khi chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch tại Điều 5 Thông tư 01/2020/TT-BTP

Qua thống kê số liệu chứng thực cho thấy trong 4 nhóm việc chứng thực thì số lượng chứng thực chữ ký lớn, chỉ sau số lượng chứng thực bản sao; đa số cấp xã không bố trí được kho lưu trữ riêng cho lĩnh vực tư pháp. Thời hạn lưu hồ sơ chứng thực chữ ký cũng chỉ có 2 năm.

Hiện toàn bộ việc chứng thực đã tiếp nhận trên Cổng dịch vụ công quốc gia; công dân/công chức phải tải file dự thảo văn bản, giấy tờ trên Cổng dịch vụ công quốc gia. Mặt khác trong Sổ chứng thực chữ ký cũng đã ghi đầy đủ thông tin các trường hợp chứng thực chữ ký. Vì vậy, đề nghị Bộ Tư pháp xem xét bãi bỏ quy định phải lưu 01 bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực hoặc bản chụp văn bản, giấy tờ để giảm bớt thao tác hành chính cho công chức chuyên môn.

Về phạm vi chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền quy định tại Điều 14 Thông tư 01/2020/TT-BTP

Thông tư chỉ nên quy định nguyên tắc chung (như tại Khoản 1); không nên liệt kê như tại Khoản 2 vì trên thực tế nội dung ủy quyền thỏa mãn tiêu chí tại Khoản 1 là rất đa dạng.

Về người phiên dịch, người làm chứng

Hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP mới chỉ quy định về người phiên dịch và người làm chứng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch mà chưa có quy định về người phiên dịch và người làm chứng trong chứng thực chữ ký trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được.

Về quy định Điều 8 về trách nhiệm khi tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông

Điều 8 Thông tư quy định trong những trách nhiệm của người tiếp nhận hồ sơ là bảo đảm yêu cầu người tiếp nhận hồ sơ phải bảo đảm người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và điều khiển được hành vi (chứng thực chữ ký); các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải có năng lực hành vi dân sự.

Trên thực tế có nhiều người thuộc diện mất năng lực hành vi dân sự/khó khăn trong nhận thức, điều khiển hành vi nhưng chưa làm thủ tục tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự hoặc tuyên bố có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi tại Tòa án. Khi tiếp nhận hồ sơ mà 1 bên bị tâm thần nhưng chưa bị tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự hoặc tuyên bố khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ không có căn cứ từ chối hồ sơ, tiềm ẩn rủi ro trong thực hiện chứng thực.

Về chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân tại Điều 15 Thông tư 01/2020/TT-BTP

Tại Khoản 1 Điều 15 có quy định “Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành”.

Quy định này không phù hợp với bản chất của hoạt động chứng thực chữ ký (Theo quy định Điều 23 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản).

3. Đề xuất nội dung cần quy định mới để phù hợp với thực tiễn và pháp luật hiện hành.

- Bổ sung quy định thành phần hồ sơ chứng thực giao dịch nhằm bảo đảm tính hợp pháp của giao dịch được chứng thực, phòng ngừa khiếu nại, tố cáo, tranh chấp.

- Bỏ quy định về “cấp bản sao từ sổ gốc” vì những quy định “cấp bản sao từ sổ gốc trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP chỉ mang tính chất quy định chung chung. Trong khi từng lĩnh vực QLNN đã có thủ tục cấp bản sao trong pháp luật chuyên ngành.

4. Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác chứng thực.

- Sớm ban hành các mẫu giao dịch được chứng thực để thuận tiện cho công chức, tổ chức, cá nhân trong tra cứu, sử dụng.

-  Tăng cường bồi dưỡng, tập huấn các kỹ năng, nghiệp vụ chứng thực cho đội ngũ công chức tư pháp làm công tác chứng thực ở cấp xã, đặc biệt là xử lý các tình huống phức tạp phát sinh trong thực tiễn.

- Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ, chỉ đạo trong hoạt động chứng thực để phát hiện kịp thời, ngăn chặn những hạn chế, tiêu cực, vi phạm pháp luật của cán bộ, công chức trong quá trình thực hiện hoạt động chứng thực./.

                           Đậu Thị Ngọc Hiền, Văn phòng HĐND và UBND xã